Das Smartphone als Stempeluhr: Wie Teams heute Arbeitszeit erfassen

Das Smartphone hat den Wecker ersetzt, den Fotoapparat und das Navi. Als Nächstes ist die Stempeluhr dran und dafür gibt es ab 2027 sogar einen gesetzlichen Anlass.

Was sich 2027 ändert

Zum 1. Januar 2027 endet die Ausnahme, Entgeltunterlagen auf Papier zu führen (§ 8 der Beitragsverfahrensverordnung). Arbeitszeitnachweise müssen dann elektronisch und maschinenlesbar vorliegen und zwar in jedem Betrieb mit Angestellten, vom Imbiss bis zur Werkstatt. Der eingescannte Stundenzettel zählt nicht: Ein Scan ist ein Bild, kein maschinenlesbarer Datensatz.

Was das mit dem Smartphone zu tun hat

Für kleine Betriebe ist das Handy der naheliegendste Weg, diese Pflicht zu erfüllen, denn es ist meistens schon da. Moderne Systeme funktionieren so: Im Betrieb hängt ein Tablet als Stempeluhr und wer sein eigenes Handy dabei hat, stempelt per App oder scannt einen QR-Code am Terminal. Manche Systeme zeigen dabei einen ständig wechselnden Code an, so dass bspw. ein abfotografierter Code von gestern dann nicht funktioniert. So kann das „Mitstempeln“ für Kollegen unterbunden werden.

Worauf Mitarbeiter achten sollten

Ein gutes System zeigt jedem Beschäftigten die eigenen Stunden jederzeit an und das direkt auf dem eigenen Handy. Bei Crew-OS, einer in Darmstadt entwickelten Lösung, bestätigt sogar jeder Mitarbeiter am Monatsende selbst seinen Stundenstand, bevor er zur Lohnabrechnung geht. Das schützt beide Seiten: Diskussionen über Feierabendzeiten finden am Ersten des Monats statt und nicht zwei Wochen später mit der Abrechnung in der Hand.

Und der Datenschutz?

Berechtigte Frage bei allem, was der Arbeitgeber aufs private Handy bringt. Seriöse Anbieter hosten in Deutschland oder der EU und beschränken die App auf das Stempeln und die eigenen Daten eine Ortung außerhalb der Arbeitszeit gehört nicht dazu. Wer als Mitarbeiter die App nicht will, kann im Betrieb am Terminal stempeln; die Pflicht ab 2027 trifft den Betrieb, nicht das private Gerät.

Fazit

Die Stempeluhr aus Blech verschwindet gerade, aber nicht weil sie schlecht war, sondern weil das Gerät in der Hosentasche alles kann, was sie konnte. Und ab 2027 auch alles können MUSS, was sie nie konnte.