Für viele ist Reisezeit gleich Arbeitszeit. Es gibt nur wenige Angestellte, Führungskräfte oder Selbstständige, die auf der Geschäftsreise die Füße hochlegen. Eine Umfrage aus 2019 zeigte folgende Zahlen auf: 25 Prozent der Geschäftsreisenden nutzen die Zeit er An- und Abreise, um zu arbeiten. Zudem nutzten 35 Prozent der Reisenden die Zeit im Hotel, um geschäftlichen Tätigkeiten nachzugehen – ausgenommen die Nachtzeit.
Inhaltsverzeichnis
Office-Anwendungen – auch auf Smartphone und Tablet
Smartphone und Tablet sind die Informationsdrehscheibe, denn mit dem „Taschencomputer“ lassen sich viele Aufgaben bequem erledigen. Die To-do-Liste gelangt mit den passenden Apps auf das Handy oder Tablet. Sie ermöglichen das Scannen von Dokumenten oder sammeln wichtige Artikel, die im mobilen Internet ausfindig gemacht wurden.
Microsoft Outlook/Exchange: Aufgaben mit mobilen Endgeräten synchronisieren
Wer seine Tasks mit Outlook und Microsoft 365 verwalten möchte, der kann die Aufgaben über sein Handy synchronisieren. Dafür stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:
- Nine-App: Ein vollwertiger mobiler Ersatz für Outlook und die App steht für iOS und Android zur Verfügung. Aufgaben, E-Mails und Kalender werden von der App synchronisiert.
- Tasktask & Tasks & Notes for MS Exchange: Beide Apps ermöglichen einen Abgleich der Tasks mit Exchange. Die Apps eignen sich hervorragend als Ergänzung zu den Mail- und Kalender-Apps wie Gmail, Outlook mobile oder iOS Mail.
- Microsoft To-do: Die App synchronisiert die Aufgaben auf dem Computer sowie auf dem Smartphone/Tablet mit Outlook/Exchange.
Präsentationen mit dem Handy & Tablet steuern
Egal ob es darum geht, eine Präsentation kurz zu checken oder diese präsentiert werden soll: Es ist möglich, mit dem Smartphone oder Tablet viele Sachen in PowerPoint zu erledigen, die vielen gar nicht bewusst sind.
Vor allem die neue Office-App „PowerPoint mobile“ bietet viele Vorteile. Die App ermöglicht es, Präsentationen kurz durchzublättern, die später im Meeting präsentiert werden. Aber zugleich können Dokumente gelesen werden, die z. B. über E-Mail empfangen wurden oder es wird eine Excel-Tabelle überprüft. Diese und viele weitere Funktionen hat Microsoft in einer einzigen Office-App zusammengefasst, mit der das mobile Arbeiten um einiges leichter wird.
Verfügbar ist die Office-App für Android- und Apple-Geräte. Da die App für Smartphones optimiert ist, kann diese ebenfalls auf iPad und anderen Tablets installiert und genutzt werden. Der Download ist kostenlos, doch wer den vollen Umfang von Office 365 nutzen möchte, der muss ein Abo abschließen.
Dokumente scannen & Visitenkarten digitalisieren
Nicht nur hervorragende Fotos können mit Smartphones geschossen werden, sondern die Geräte sind ebenfalls als Taschenscanner geeignet. So können Dokumente, Whiteboards, Visitenkarten und dergleichen einfach und schnell eingescannt werden. Die Scan-App Office Lens begradigt die Dokumente automatisch und meistert selbst mehrseitige Vorlagen.
Das langlebigste Stück Papier in der digitalen Arbeitswelt ist die Visitenkarte. Doch viele haben den Wunsch, nach einem Meeting oder einer Messe all die Kärtchen digital im Adressbuch oder ins CRM aufzunehmen. Hilfreich dafür ist die ABBYY Business Card Reader App (BCR). Der Scanner ist in der Lage, 25 Sprachen zu verstehen und im Anschluss können die gescannten Kontakte mit Outlook oder Salesforce synchronisiert oder im CSV-Format als Tabelle gespeichert werden.
Weitere hilfreiche Apps zum Arbeiten von unterwegs
Eine Passwortsafe-App wie Keepass ist hilfreich, anstelle die Zugangsdaten in Apps oder Browser zu hinterlegen, wenn offene WLANs im Hotel, am Flughafen oder in der Bahn genutzt werden. Mit der Gratis-App Boxcryptor können Daten verschlüsselt werden, um diese in der Cloud sicher zu speichern. Alternativ könnt ihr auch ein VPN nutzen. Falls es das nicht eh von eurer Firma aus gibt, lohnt sich vielleicht ein Anbieter wie Surfshark.
Fazit ist, dass die passenden Apps nicht nur ein konzentriertes Arbeiten von unterwegs ermöglichen, sondern vor allem ein sicheres. Mit den hier vorgestellten Anwendungen können Geschäftsreisende ihr Notebook zu lassen und entspannt mit Smartphone oder Tablet arbeiten.
Ein letzter Tipp: Es ist zwar keine App, aber dennoch hilfreich, um sicher zu arbeiten: Blickschutzfolien für das Display. So kann der Nachbar nicht auf den Bildschirm bzw. dessen Inhalt schauen. Aber es gilt grundsätzlich: Volle Namen und sensible Daten sollten niemals in der Nähe fremder Menschen genannt werden.
